아웃룩(Outlook) 회사 부재중일때 자동 이메일 설정 방법

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회사 생활을 하면서 부재중일 때 자동 이메일 설정을 해 놓으면 아주 편하다. 장기간 자리를 비울 때에는 언제 다시 회사로 돌아온다고 알려주면 좋다. 일할때 아웃룩(Outlook)을 사용했었다. 아웃룩에서 자동 이메일 설정을 방법은 아주 간단하다.

 

 

01 자동 이메일 내용 작성하기

 

아웃룩에 들어가서 좌측 상단의 New Email을 눌러준다. 새 이메일을 작성하는 란이 뜨면 자동 이메일에 들어갈 내용을 일반 이메일 보내듯이 적는다. 내용을 어떻게 적어야 할지 모르겠다면 아래 템플릿을 참고해도 좋다.

 

 

#1

Hi there,
Thank you for your email. I will be out of the office from mm/dd to mm/dd and will have limited access to email / will not have access to email. If this is urgent, please contact [NAME] at [EMAIL] or [PHONE]. I will do my best to respond promptly to your email when I return on mm/dd.
Best,

#2

Hey there,

Thanks for reaching out. Unfortunately, I’m out of the office from mm/dd to mm/dd with limited / no access to email. If your question can wait, I’ll be responding to the emails I missed when I return on [DAY]. If not, contact [NAME] at [EMAIL] or [PHONE] and he/she will take care of you.

I’ll get back to you as soon as I can.

Thanks!

 

 

02 이메일 OFT 포맷으로 저장하기

 

이메일을 적었으면 좌측 상단의 File을 누르고 Save as를 선택해 준다. 그러면 기입한 이메일을 아웃룩 템플릿(Outlook Template)으로 저장해야 한다.

 

아웃룩 템플릿을 클릭하여 제목을 정해서 원하는 폴더에 저장해 준다. 제목의 경우 마음대로 지정해도 상관없다. 나는 Business Trip으로 지정했다.

 

 

그러면 내가 지정한 폴더에 Business Trip이라는 파일이 저장된 것을 확인할 수 있다. 비즈니스 트립, 부재중 등 다양한 포맷을 만들어서 저장해 놓으면 다음에 다시 만들지 않아도 되니 너무 편하다.

 

 

지금까지 잘 따라왔으면 이제 저장한 템플릿을 자동 이메일로 설정해야 한다. 다시 아웃룩으로 돌아가 좌측 상단의 File 버튼을 누르면 Info의 3번째에 있는 Rules and Alerts을 눌러준다.

 

 

Rules and Alerts을 누르면 위와 같은 화면이 보인다. '자동 이메일' 설정을 하기 위해서 New Rules를 눌러준다. 이곳에서는 자동 이메일 설정 이외에도 다양한 설정을 할 수 있다. New Rules를 누르면 오른쪽과 같은 화면이 뜨고 Apply rule on messages i receive를 선택하고 Next를 눌러준다.

 

 

그다음 Sent only to me를 선택해 준다. 처음에는 복잡하고 어려울지 몰라도 문장을 하나하나 이해해서 하다 보면 나중에는 설명을 안 보고도 설정을 할 수 있다.

 

 

그 후에는 Reply using a specific template를 선택해 준다. 이 부분에서 아까 저장해 놓은 아웃룩 템플릿을 열어 줄 것이다. 파란색으로 표시되어 있는 A specific template를 클릭해 준다.

그러면 위와 같은 창이 뜨는데 Browse 버튼을 눌러 조금 전 저장해 놓은 아웃룩 템플릿 파일을 열어준다.

파일을 불러온 후 체크를 해 주고 OK 버튼을 눌러준다. 그러면 자동 이메일 설정을 위한 모든 과정이 끝났고 설정이 잘 되었는지 테스트를 한번 해 보면 된다.

지메일을 이용하여 내 회사 이메일로 메일을 보내보았다.

그리고 몇 초 뒤 자동 이메일을 받았다. 자동 이메일 설정하기는 생각보다 복잡해 보여도 설정하고 나면 간단하다.